Un camino recorre todo el negocio: prospecto → medida → presupuesto → contrato firmado → trabajo → factura → cobro. Cada paso le entrega al siguiente todo lo que necesita, para que nada se escriba dos veces.
Prospecto a Presupuesto
Un prospecto es un cliente potencial al que está persiguiendo. Vive en Cartera de Proyectos, en el grupo de Ventas de la barra lateral y en la barra de pestañas del iPhone. Los prospectos llegan manualmente, desde su formulario de solicitud de presupuesto, desde otras fuentes de prospectos o desde una llamada, y se dirigen al mercado correcto automáticamente por el código postal del lugar de trabajo.
Cuando un prospecto se convierte en trabajo real, conviértalo. Se crea el registro del cliente y el historial del prospecto lo sigue. Desde el cliente o el trabajo, usted inicia una medida, y el dibujo que produce es la base del presupuesto —el desglose convierte el área medida en cantidades, y la lista de precios convierte las cantidades en dinero.
- Los prospectos viven en la Cartera de Proyectos (Lista, Tablero, Bandeja de entrada y Trabajar la lista).
- Convertir un prospecto crea el cliente y transfiere el historial.
- La medición convierte el dibujo en cantidades estimadas.
- Los artículos de la Lista de Precios proporcionan las tarifas.
Consejo profesional: Responda a un nuevo prospecto en el plazo de una hora. La rapidez en el contacto consigue más trabajos que cualquier otro hábito, y la Hoja de Llamadas clasifica sus seguimientos para que el más importante esté siempre en la parte superior.
Presupuesto, Propuesta, Contrato — Un solo documento
Solo hay un documento con precio, y se llama como lo que es actualmente. Mientras le está poniendo precio, es una Propuesta en borrador. Una vez que lo envía, es la Propuesta esperando un sí. En el momento en que el cliente firma, ese mismo documento se convierte en el Contrato — vinculante, bloqueado y de solo lectura.
No hay un contrato separado que redactar. La propuesta firmada ES el acuerdo. Un trabajo lleva exactamente un acuerdo activo más la suma de sus órdenes de cambio aprobadas; cualquier otra estimación aprobada en el trabajo se archiva explícitamente como Reemplazada, No Seleccionada o se incluye en una orden de cambio, por lo que dos documentos nunca afirman ser el trato.
- Borrador y Enviado se leen como Propuesta; Aprobado se lee como Contrato.
- La firma bloquea los precios — un contrato no puede ser editado.
- Un trabajo = un acuerdo + órdenes de cambio aprobadas.
- Las alternativas se archivan como No Seleccionadas, nunca se dejan ambiguas.
Firma al Trabajo
Una firma es el pivote. Bloquea los precios, crea el programa de pagos, redacta la factura de depósito y mueve el trabajo a Trabajos. El depósito se envía automáticamente solo si lo activó en Ajustes, Cobrar, Facturas y términos.
El trabajo lleva el dibujo, la cuadrilla, el programa, el presupuesto, la documentación y el hilo de mensajes con el cliente. Las etapas avanzan el trabajo: Nuevo → Propuesta → Aprobado → Programado → En Progreso → Lista de Pendientes → Cierre → Completado.
- La firma crea el programa de pagos y redacta el depósito.
- Nueve etapas de trabajo, desde Nuevo hasta Completado.
- Todo lo relacionado con el trabajo depende del registro del trabajo.
Facturar y Cobrar
La facturación se realiza a través de una sola puerta: usted factura un trabajo. Lo que ha solicitado es el monto facturado; lo que ha llegado es lo cobrado. Los dos nunca se confunden, por lo que las finanzas del trabajo se leen como una cascada directa: contrato, facturado, cobrado, margen.
Los saldos impagos se acumulan en Dinero: categorías de antigüedad, una lista de trabajo de cobros ordenada de peor a mejor, promesas de pago y saldos por cliente en todos los trabajos de ese cliente. Los clientes pueden pagar desde la página de su proyecto, y los pagos se aplican automáticamente a la factura.
- Facturado = lo que solicitó. Cobrado = lo que llegó.
- Una puerta de facturación: facturar el trabajo.
- Las cuentas por cobrar se acumulan por cliente en todos sus trabajos.
- Las órdenes de cambio ajustan el total del contrato cuando se aprueban.
Consejo profesional: Nunca haga trabajo extra sin una orden de cambio aprobada. Una orden de cambio aprobada ajusta el total del contrato automáticamente; una no aprobada es trabajo que hizo gratis.