Qui vous doit de l'argent, depuis combien de temps, et qui appeler en premier. Les comptes clients sont organisés par client, car vous encaissez auprès d'une personne — et non à partir d'une liste éparpillée de Factures.
Comptes, pas Factures
Un compte client est un client et toutes les factures impayées qu'il a sur tous ses chantiers. C'est l'unité qui compte, car lorsque vous décrochez le téléphone, vous parlez à une personne de son solde total, et non de la facture 1042-I3 isolément.
Chaque compte indique le total impayé, le montant en souffrance, l'ancienneté de la facture en retard la plus ancienne, le nombre de chantiers concernés, la date de leur dernier paiement et la proportion de leurs factures réglées qui ont été payées à temps.
- Un compte = un client, pour chaque chantier.
- Soldes impayés, en souffrance et ancienneté par tranche par compte.
- Date du dernier paiement et taux historique de paiement à temps.
- Factures impayées listées de la plus critique à la moins critique.
Tranches d'ancienneté
Les soldes sont répartis en cinq tranches selon leur ancienneté, et chacune correspond à l'évaluation honnête du service de recouvrement quant à sa signification. Les mêmes tranches sont utilisées dans les Rapports, de sorte qu'il n'y a jamais de désaccord entre les deux.
Le but des légendes est de vous empêcher de traiter tous les montants en souffrance de la même manière. Quelque chose à 20 jours nécessite un e-mail; quelque chose à 70 jours nécessite une conversation différente.
- Actuel — dans les délais.
- 1 à 30 jours — commence à vieillir.
- 31 à 60 jours — zone d'appel.
- 61 à 90 jours — risque de recouvrement.
- 90+ jours — escalade.
Risque du compte
Chaque compte a un niveau de risque dérivé de sa facture en souffrance la plus ancienne : Actuel, À surveiller, À risque ou Risque élevé. La liste de travail est classée par ce niveau, de sorte que le compte qui a le plus besoin de vous est en haut et vous n'avez jamais à trier une liste pour trouver l'urgence.
- Actuel — rien en retard.
- À surveiller — 1 à 30 jours de retard.
- À risque — 31 à 90 jours de retard.
- Risque élevé — plus de 90 jours de retard.
Le tableau de bord
Au-dessus de la liste de travail se trouve le tableau de bord des créances du marché. Les montants impayés et en souffrance vous indiquent l'ampleur du problème; le DSO et le nombre moyen de jours pour payer vous indiquent si la situation s'améliore ou s'aggrave.
Le DSO — Days Sales Outstanding — est votre solde impayé divisé par la moyenne des facturations quotidiennes sur les 90 derniers jours. Il répond à une question : combien de temps vous faut-il pour transformer le travail en argent ? Observer son évolution est plus important que sa valeur absolue.
- Impayés, en souffrance et part des impayés.
- Collecté ce mois-ci et arriéré non facturé.
- DSO et nombre moyen de jours entre la facture et le paiement intégral.
- Taux de recouvrement et retenues par rapport aux montants libérables.
- Vieillissement à l'échelle du marché par montant et nombre de factures.
Conseil de pro : Suivez le DSO mensuellement, pas quotidiennement. S'il augmente trois mois de suite, le problème vient de vos habitudes de facturation, pas d'un client lent en particulier.
Qui peut le voir
Les créances sont soumises à un accès financier. Les rôles sans accès financier effectuent les chantiers et envoient les propositions normalement, et ne voient tout simplement pas l'argent.
- L'argent nécessite un accès financier.
- Les créances sont limitées au marché actuel.