Le fait que vous déposiez un formulaire 1099 dépend de la classification fiscale du bénéficiaire, et la question de savoir si cet entrepreneur devrait réellement être un employé est une question que l'application soulèvera avant qu'un auditeur ne le fasse.
Le W-9 répond à la question du 1099
La classification fiscale fédérale d'un bénéficiaire provient de son W-9, et c'est ce qui fait que « devons-nous émettre un 1099 ? » est un fait connu plutôt qu'une supposition. Les particuliers, les entreprises individuelles, les partenariats et les LLC en reçoivent généralement un. Les sociétés en sont exemptées.
Un bénéficiaire sans W-9 enregistré est considéré comme ayant besoin d'un 1099. C'est la valeur par défaut sécurisée à dessein — personne ne devrait être silencieusement retiré de la liste de dépôt parce qu'un formulaire n'a jamais été collecté.
- Particulier / entreprise individuelle — 1099 émis.
- Partenariat et LLC — 1099 émis.
- Sociétés C et S — exemptées.
- Inconnu, sans W-9 — traité comme éligible, la valeur par défaut sécurisée.
- L'application liste un entrepreneur pour un 1099 une fois que les paiements atteignent $600 au cours d'une année.
Conseil de pro : Collectez le W-9 avant le premier paiement, pas en janvier. Courir après un numéro d'identification fiscale auprès de quelqu'un à qui vous ne devez plus d'argent est l'une des tâches les moins gratifiantes en affaires.
Le radar de requalification
Certains entrepreneurs ressemblent, pour l'IRS, exactement à des employés — et si l'un d'eux est requalifié, les arriérés d'impôts et les pénalités vous incombent. Le radar évalue ce risque à partir des données que l'application détient déjà. Il n'y a pas de questionnaire à remplir.
Il prend en compte les facteurs que les tests de common law et les tests ABC des États utilisent réellement : être payé à l'heure plutôt qu'au chantier, travailler à temps plein selon votre emploi du temps, être un individu sans entité commerciale, ne pas avoir sa propre assurance responsabilité civile et avoir travaillé avec vous de manière continue pendant plus d'un an.
- Payé à l'heure, comme un employé — les entrepreneurs facturent généralement le chantier.
- Travailler plus de 30 heures par semaine selon votre emploi du temps.
- Un individu sans entité commerciale.
- Pas d'assurance responsabilité civile générale propre.
- Engagement continu au-delà d'un an.
- Évalué à risque faible, modéré ou élevé.
Que faire en cas de score élevé
Un score élevé n'est pas une accusation — c'est un avertissement que cette relation serait difficile à défendre. Les réponses habituelles sont de requalifier la personne en employé, ou de modifier l'arrangement pour qu'il ressemble véritablement à un contrat d'entrepreneur : payer au chantier, exiger leur propre assurance, cesser de dicter l'emploi du temps.
Le radar n'évalue que les entrepreneurs. Les employés sont déjà classés, il n'y a donc rien à évaluer.
- Un risque élevé signifie difficile à défendre, pas une preuve de quoi que ce soit.
- Corrigez-le en requalifiant, ou en modifiant l'arrangement.
- Seuls les entrepreneurs sont évalués.
- La responsabilité incombe au payeur.