Les documents que chaque personne vous doit, ce qui expire et ce qui manque encore — suivi par personne plutôt que dans un dossier que personne n'ouvre.
Ce que les employés doivent
Deux sont légalement requis : la vérification d'emploi I-9 et le formulaire de retenue d'impôt W-4. Tout le reste est à votre discrétion — autorisation de dépôt direct, certifications OSHA, licences commerciales, tests de dépistage de drogues, orientation sécurité, certifications d'équipement, permis de conduire, carte syndicale.
Deux obligations de l'employeur sont également suivies ici, car elles vous incombent plutôt qu'au travailleur : déclarer l'embauche à l'État dans le délai légal, et le certificat de retenue à la source de l'État dans les États qui utilisent leur propre formulaire.
- Obligatoire : I-9 et W-4.
- Facultatif : dépôt direct, OSHA 10 et 30, licence commerciale, test de dépistage de drogues, orientation sécurité, certification d'équipement, permis de conduire, carte syndicale.
- Obligations de l'employeur : déclaration de nouvelle embauche à l'État et formulaire de retenue à la source de l'État.
- La déclaration de nouvelle embauche et le formulaire de retenue à la source de l'État suivent l'État du travailleur.
Ce que les entrepreneurs doivent
Un W-9 et une assurance responsabilité civile générale sont les deux plus importants — le W-9 parce qu'il détermine si vous déposez un 1099, et le certificat de responsabilité civile générale parce que sans lui, leur accident devient votre problème.
Au-delà de ceux-ci : assurance accidents du travail ou exemption valide, assurance automobile, leur licence d'entrepreneur et un cautionnement lorsque le travail l'exige.
- Obligatoire : W-9 et assurance responsabilité civile générale.
- Également suivis : assurance accidents du travail ou exemption, assurance automobile, licence d'entrepreneur, cautionnement.
- Les éléments d'assurance comportent des numéros de police et des montants de couverture.
Conseil de pro : Ne laissez jamais un sous-traitant commencer sans un certificat de responsabilité civile générale à jour dans vos dossiers. C'est la protection la moins chère de votre entreprise, et le jour où vous en aurez besoin est le jour où vous ne pourrez pas l'obtenir.
Expiration
Les certificats et licences expirent, et un certificat expiré a exactement la même valeur qu'aucun certificat. Les éléments qui ont une date d'expiration en ont une et sont suivis, de sorte qu'un manquement apparaît avant qu'il ne devienne un problème sur le site.
Les cartes OSHA, les licences commerciales, les certifications d'équipement, les permis de conduire et chaque police d'assurance entrent dans ce groupe.
- Éléments expirants : OSHA 10 et 30, licence commerciale, certification d'équipement, permis de conduire.
- Toutes les polices d'assurance ont une date d'expiration.
- Un certificat expiré est considéré comme manquant, et non comme terminé.