El dinero llega en efectivo, cheque, tarjeta o transferencia bancaria. Los pagos en línea se registran solos; todo lo demás toma diez segundos, y un pago extraviado puede ser emparejado con la factura correcta después del hecho.
Registro manual
Abra una factura con un saldo y registre el pago: el importe, el método, la fecha y una nota como un número de cheque. El importe se valida contra el saldo restante, por lo que una factura nunca puede mostrar más pagado de lo que correspondía.
El estado de la factura se actualiza automáticamente: *Parcial* mientras quede un saldo, *Pagado* cuando se liquida. El historial de pagos se muestra en la factura, en la copia del cliente y en el PDF exportado.
La copia del cliente es un ENLACE, no un archivo adjunto. "Copiar enlace de factura" (o "Enviar factura por correo electrónico") les envía una página que sigue mostrando el saldo actual, por lo que un pago que registre mañana aparece allí sin que usted tenga que enviar nada de nuevo, y funciona para un cliente que paga con cheque, sin Stripe involucrado. "Exportar PDF" sigue estando disponible para una instantánea que se pueda archivar o entregar en papel.
- Efectivo, Cheque, Transferencia Bancaria, ACH, Tarjeta de Crédito, Zelle/Venmo, Otro.
- Importe validado contra el saldo restante.
- El estado cambia a Parcial o Pagado automáticamente.
- La copia del cliente es un enlace en vivo: se actualiza a medida que llegan los pagos.
- El historial de pagos aparece en el PDF.
Los pagos en línea se registran solos
Un pago realizado a través de un enlace de pago, el portal del cliente o una tarjeta registrada se contabiliza automáticamente en la factura; no hay doble entrada ni riesgo de que un pago se registre dos veces.
Los pagos bancarios pasan por sus propios estados. El cliente verifica su banco, el pago se procesa durante varios días hábiles y luego se liquida. Si un pago bancario se disputa posteriormente, la factura vuelve a su estado prepago en lugar de permanecer silenciosamente como Pagada.
- Los pagos por enlace de pago, portal y tarjeta registrada se contabilizan automáticamente.
- Los pagos bancarios muestran los estados de verificación, procesamiento y liquidado.
- Un pago disputado revierte la factura honestamente.
Pagos no aplicados
Ocasionalmente, el dinero llega sin un destino claro, por ejemplo, una transferencia bancaria que no se resuelve en una factura. Estos se muestran como no aplicados en lugar de ser forzados o perdidos.
Hacer coincidir uno es un trabajo de dos toques. La aplicación sugiere facturas abiertas, poniendo primero las facturas del propio cliente, y al aplicar el pago, lo reorienta y avanza el monto pagado de la factura juntos, por lo que una coincidencia nunca puede aplicar en exceso o revivir una factura cancelada.
- Los pagos no coincidentes se marcan, nunca se ocultan.
- Se sugieren candidatos, primero las facturas de ese cliente.
- La aplicación es atómica: sin aplicaciones excesivas, sin facturas canceladas revividas.
Consejo profesional: Limpie la lista de no aplicados semanalmente. Un pago no aplicado significa que un cliente cree que ha pagado y sus cuentas por cobrar creen que no lo ha hecho, que es exactamente cómo un buen cliente recibe un correo electrónico de cobro.