Quién le debe, qué antigüedad tiene y a quién llamar primero. Las cuentas por cobrar se organizan por cliente, porque usted cobra a una persona, no de una lista dispersa de facturas.
Cuentas, No Facturas
Una cuenta por cobrar es un cliente y todas las facturas abiertas que tiene en todos sus trabajos. Esa es la unidad que importa, porque cuando descuelgas el teléfono estás hablando con una persona sobre todo su saldo, no sobre la factura 1042-I3 de forma aislada.
Cada cuenta muestra el total pendiente, cuánto de eso está vencido, la antigüedad de la factura vencida más antigua, cuántos trabajos contribuyen, cuándo te pagaron por última vez y qué parte de sus facturas saldadas se pagaron a tiempo.
- Una cuenta = un cliente, en cada trabajo.
- Antigüedad de saldos pendientes, vencidos y por tramo por cuenta.
- Fecha del último pago y tasa histórica de pagos a tiempo.
- Facturas abiertas listadas de peor a mejor.
Tramos de Antigüedad
Los saldos se dividen en cinco tramos según su antigüedad, y cada uno lleva la lectura honesta del departamento de cobros sobre lo que significa. Los mismos tramos se utilizan en Informes, por lo que los dos nunca discrepan.
El objetivo de los títulos es evitar que trates todo el dinero vencido de la misma manera. Algo a los 20 días necesita un correo electrónico; algo a los 70 necesita una conversación diferente.
- Actual — dentro de los términos.
- 1–30 días — empezando a caducar.
- 31–60 días — territorio de llamada.
- 61–90 días — riesgo de cobro.
- Más de 90 días — escalar.
Riesgo de la Cuenta
Cada cuenta tiene un nivel de riesgo derivado de su factura vencida más antigua: Actual, En observación, En riesgo o Alto riesgo. La lista de trabajo se ordena por esto, por lo que la cuenta que más te necesita está en la parte superior y nunca tienes que ordenar una lista para encontrar la urgencia.
- Actual — nada vencido.
- En observación — de 1 a 30 días de retraso.
- En riesgo — de 31 a 90 días de retraso.
- Alto riesgo — más de 90 días de retraso.
El Marcador
Por encima de la lista de trabajo se encuentra el marcador de cuentas por cobrar del mercado. Pendiente y vencido te dicen el tamaño del problema; DSO y días promedio de pago te dicen si está mejorando o empeorando.
DSO — días de ventas pendientes — es tu saldo pendiente dividido por la facturación diaria promedio de los últimos 90 días. Responde a una pregunta: ¿cuánto tiempo te lleva convertir el trabajo en efectivo? Observar su movimiento importa más que su valor absoluto.
- Pendiente, vencido y porcentaje vencido.
- Cobrado este mes y trabajo pendiente sin facturar.
- DSO y promedio de días desde la factura hasta el pago completo.
- Tasa de cobro y retención retenida vs. liberable.
- Antigüedad de la cartera en todo el mercado por importe y número de facturas.
Consejo profesional: Rastree el DSO mensualmente, no diariamente. Si aumenta tres meses seguidos, el problema son sus hábitos de facturación, no un cliente lento en particular.
Quién puede verlo
Las cuentas por cobrar están restringidas por finanzas. Los roles sin acceso financiero realizan trabajos y envían propuestas normalmente, y simplemente no ven "Dinero".
- El dinero requiere acceso financiero.
- Las cuentas por cobrar están limitadas al mercado actual.