El papeleo que cada persona le debe, lo que vence y lo que aún falta, rastreado por persona en lugar de en una carpeta que nadie abre.
Lo que deben los empleados
Dos son legalmente requeridos: la verificación de empleo I-9 y el formulario de retención de impuestos W-4. Todo lo demás es suyo para requerir o no: autorización de depósito directo, certificaciones OSHA, licencias comerciales, pruebas de drogas, orientación de seguridad, certificaciones de equipos, licencia de conducir, tarjeta de sindicato.
Aquí también se registran dos deberes del empleador, porque son suyos y no del trabajador: informar la contratación al estado dentro del plazo legal y el certificado de retención estatal en los estados que usan su propio formulario.
- Obligatorio: I-9 y W-4.
- Opcional: depósito directo, OSHA 10 y 30, licencia comercial, prueba de drogas, orientación de seguridad, certificación de equipo, licencia de conducir, tarjeta de sindicato.
- Deberes del empleador: informe estatal de nueva contratación y el formulario de retención estatal.
- El informe estatal de nueva contratación y el formulario de retención siguen el estado del trabajador.
Lo que deben los contratistas
Un W-9 y un seguro de responsabilidad civil general son los dos que más importan — el W-9 porque decide si presenta un 1099, y el certificado de responsabilidad civil general porque sin él su accidente se convierte en su problema.
Más allá de eso: seguro de compensación para trabajadores o una exención válida, seguro de automóvil, su licencia de contratista y una fianza de garantía donde el trabajo lo requiera.
- Obligatorio: W-9 y seguro de responsabilidad civil general.
- También se rastrea: compensación para trabajadores o exención, seguro de automóvil, licencia de contratista, fianza de garantía.
- Los elementos del seguro llevan números de póliza y montos de cobertura.
Consejo profesional: Nunca permita que un subcontratista comience sin un certificado de responsabilidad civil general actual en archivo. Es la protección más barata en su negocio, y el día que la necesite es el día en que no podrá obtenerla.
Vencimiento
Los certificados y licencias caducan, y un certificado caducado vale exactamente lo mismo que ningún certificado. Los elementos que tienen una fecha de vencimiento la llevan y se rastrean, por lo que una caducidad sale a la luz antes de que se convierta en un problema en el sitio.
Las tarjetas OSHA, las licencias comerciales, las certificaciones de equipos, las licencias de conducir y cada póliza de seguro entran en este grupo.
- Elementos que caducan: OSHA 10 y 30, licencia comercial, certificación de equipo, licencia de conducir.
- Todas las pólizas de seguro tienen vencimiento.
- Un certificado caducado se lee como faltante, no como completado.