Ein Pfad führt durch das gesamte Geschäft: Lead → Aufmaß → Kostenvoranschlag → unterschriebener Vertrag → Auftrag → Rechnung → Inkasso. Jeder Schritt übergibt dem nächsten alles, was er braucht, sodass nichts zweimal eingegeben wird.
Lead zu Kostenvoranschlag
Ein Lead ist ein potenzieller Kunde, den Sie verfolgen. Er befindet sich in der Pipeline, in der Gruppe „Verkauf“ der Leiste und in der iPhone-Tab-Leiste. Leads kommen manuell, über Ihr Kostenvoranschlagsanfrageformular, von anderen Lead-Quellen oder von einem Anruf und werden automatisch anhand der Postleitzahl des Einsatzortes dem richtigen Markt zugeordnet.
Wenn ein Lead zu echter Arbeit wird, konvertieren Sie ihn. Der Kundendatensatz wird erstellt und die Historie des Leads folgt ihm. Vom Kunden oder vom Auftrag aus starten Sie ein Aufmaß, und die von Ihnen erstellte Zeichnung ist die Grundlage für den Kostenvoranschlag – die Mengenermittlung wandelt die gemessene Fläche in Mengen um, und das Preisbuch wandelt Mengen in Geld um.
- Leads befinden sich in der Pipeline (Liste, Board, Posteingang und Die Liste bearbeiten).
- Das Konvertieren eines Leads erstellt den Kunden und übernimmt die Historie.
- Der Aufmaß wandelt die Zeichnung in Kostenvoranschlagsmengen um.
- Preisbuchpositionen liefern die Preise.
Profi-Tipp: Reagieren Sie innerhalb einer Stunde auf einen neuen Lead. Schnelligkeit bei der Kontaktaufnahme führt zu mehr Aufträgen als jede andere einzelne Gewohnheit, und das Anrufblatt ordnet Ihre Nachfassaktionen so, dass die dringendste immer ganz oben steht.
Kostenvoranschlag, Angebot, Vertrag – ein Dokument
Es gibt nur ein preisgebundenes Dokument, und es wird so genannt, wie es gerade ist. Während Sie es bepreisen, ist es ein Angebot im Entwurf. Sobald Sie es versenden, ist es das Angebot, das auf ein Ja wartet. In dem Moment, in dem der Kunde unterschreibt, wird dasselbe Dokument zum Vertrag – bindend, gesperrt und schreibgeschützt.
Es muss kein separater Vertrag aufgesetzt werden. Das unterzeichnete Angebot IST die Vereinbarung. Ein Auftrag umfasst genau eine gültige Vereinbarung plus die Summe seiner genehmigten Änderungsaufträge; jeder andere genehmigte Kostenvoranschlag für den Auftrag wird explizit als „ersetzt“, „nicht ausgewählt“ oder in einen Änderungsauftrag überführt, sodass niemals zwei Dokumente gleichzeitig den Anspruch erheben, der Deal zu sein.
- Entwurf und Gesendet werden als Angebot gelesen; Genehmigt wird als Vertrag gelesen.
- Die Unterschrift fixiert die Preise – ein Vertrag kann nicht bearbeitet werden.
- Ein Auftrag = eine Vereinbarung + genehmigte Änderungsaufträge.
- Alternativen werden als „Nicht ausgewählt“ abgelegt, niemals mehrdeutig gelassen.
Unterschrift zum Auftrag
Eine Unterschrift ist der Dreh- und Angelpunkt. Sie fixiert die Preise, erstellt den Zahlungsplan, entwirft die Anzahlungsrechnung und verschiebt die Arbeit in die Aufträge. Die Anzahlung wird nur dann automatisch gesendet, wenn Sie dies in den Einstellungen unter „Bezahlung erhalten“, „Rechnungen & Bedingungen“ aktiviert haben.
Der Auftrag umfasst die Zeichnung, die Mannschaft, den Zeitplan, das Budget, die Unterlagen und den Nachrichtenverlauf mit dem Kunden. Phasen bringen die Arbeit voran: Neu → Angebot → Genehmigt → Geplant → In Bearbeitung → Mängelliste → Abschluss → Abgeschlossen.
- Die Unterschrift erstellt den Zahlungsplan und entwirft die Anzahlung.
- Neun Auftragsphasen, von Neu bis Abgeschlossen.
- Alles rund um die Arbeit hängt vom Auftragsdatensatz ab.
Rechnungsstellung und Inkasso
Die Rechnungsstellung erfolgt über eine einzige Stelle: Sie stellen einem Auftrag eine Rechnung. Was Sie angefordert haben, ist der in Rechnung gestellte Betrag; was eingegangen ist, ist eingezogen. Die beiden werden niemals vermischt, sodass die Finanzdaten des Auftrags als geradliniger Wasserfall gelesen werden – Vertrag, in Rechnung gestellt, eingezogen, Marge.
Unbezahlte Salden werden unter „Geld“ zusammengefasst: Alterskategorien, eine Inkasso-Arbeitsliste, die nach Dringlichkeit geordnet ist, Zahlungsversprechen und kundenbezogene Salden über alle Aufträge dieses Kunden hinweg. Kunden können von ihrer Projektseite aus bezahlen, und Zahlungen werden automatisch der Rechnung zugeordnet.
- In Rechnung gestellt = was Sie angefordert haben. Eingezogen = was eingegangen ist.
- Eine Rechnungsstellungstür: den Auftrag abrechnen.
- Forderungen werden pro Kunde über alle seine Aufträge hinweg zusammengefasst.
- Änderungsaufträge passen die Vertragssumme bei Genehmigung an.
Profi-Tipp: Führen Sie niemals zusätzliche Arbeiten ohne einen genehmigten Änderungsauftrag aus. Ein genehmigter Änderungsauftrag passt die Vertragssumme automatisch an – ein nicht genehmigter ist Arbeit, die Sie kostenlos erledigt haben.