Кто вам должен, как давно и кому звонить в первую очередь. Дебиторская задолженность организована по Клиентам, потому что вы взыскиваете долги с человека, а не из разрозненного списка Счетов.
Счета, а не Счета-чета
Дебиторская задолженность — это один клиент и все его открытые счета по всем его объектам. Это важная единица, потому что, когда вы берете трубку, вы говорите с человеком о его общем балансе, а не об отдельном счете 1042-I3.
Каждый счет показывает общую сумму задолженности, сколько из нее просрочено, возраст самого старого просроченного счета, сколько объектов вносят вклад, когда вам в последний раз платили и какая доля оплаченных счетов была оплачена вовремя.
- Один счет = один клиент, по всем объектам.
- Задолженность, просроченная задолженность и старение по диапазонам для каждого счета.
- Дата последнего платежа и исторический показатель своевременной оплаты.
- Открытые счета, отсортированные от худшего к лучшему.
Категории старения
Балансы делятся на пять категорий в зависимости от срока просрочки, и каждая из них содержит честную оценку отдела по сбору задолженностей о том, что это означает. Те же категории используются в Отчётах, поэтому они никогда не расходятся.
Смысл подписей в том, чтобы вы не относились ко всем просроченным деньгам одинаково. Что-то на 20 дней требует электронного письма; что-то на 70 дней требует другого разговора.
- Текущий — в пределах сроков.
- 1–30 дней — начинает застаиваться.
- 31–60 дней — пора звонить.
- 61–90 дней — риск взыскания.
- 90+ дней — эскалация.
Риск счета
Каждый счет имеет уровень риска, определяемый по самому старому просроченному счету: Текущий, Наблюдение, В зоне риска или Высокий риск. Рабочий список упорядочивается по этому показателю, поэтому счет, который больше всего нуждается в вашем внимании, находится вверху, и вам никогда не придется сортировать список, чтобы найти проблему.
- Текущий — без просрочек.
- Наблюдение — просрочка от 1 до 30 дней.
- В зоне риска — просрочка от 31 до 90 дней.
- Высокий риск — просрочка более 90 дней.
Табло
Над рабочим списком находится табло дебиторской задолженности. Задолженность и просроченная задолженность показывают размер проблемы; DSO и среднее количество дней до оплаты показывают, становится ли ситуация лучше или хуже.
DSO — days sales outstanding (количество дней оборота дебиторской задолженности) — это ваш непогашенный баланс, деленный на среднедневные выставленные счета за последние 90 дней. Он отвечает на один вопрос: сколько времени вам требуется, чтобы превратить работу в наличные? Важнее отслеживать его изменение, чем абсолютное значение.
- Задолженность, просроченная задолженность и доля просроченной задолженности.
- Собрано в этом месяце и невыставленный бэклог.
- DSO и среднее количество дней от выставления счета до полной оплаты.
- Коэффициент сбора и удержанная сумма против суммы к выплате.
- Старение задолженности по рынку по сумме и количеству счетов.
Совет профессионала: Отслеживайте DSO ежемесячно, а не ежедневно. Если он растет три месяца подряд, проблема в ваших привычках выставления счетов, а не в одном медленном клиенте.
Кто может это видеть
Дебиторская задолженность регулируется финансовым доступом. Роли без финансового доступа выполняют Объекты и отправляют Предложения в обычном режиме и просто не видят «Деньги».
- Для «Денег» требуется финансовый доступ.
- Дебиторская задолженность привязана к текущему рынку.