Wer Ihnen etwas schuldet, wie alt die Forderung ist und wen Sie zuerst anrufen sollten. Forderungen werden nach Kunden organisiert, da Sie von einer Person kassieren – nicht von einer verstreuten Liste von Rechnungen.
Konten, nicht Rechnungen
Ein Forderungskonto ist ein Kunde und jede offene Rechnung, die er über alle seine Aufträge hinweg hat. Das ist die relevante Einheit, denn wenn Sie zum Telefon greifen, sprechen Sie mit einer Person über deren gesamten Saldo, nicht isoliert über Rechnung 1042-I3.
Jedes Konto zeigt den ausstehenden Gesamtbetrag, wie viel davon überfällig ist, das Alter der ältesten überfälligen Rechnung, wie viele Aufträge dazu beitragen, wann sie Sie zuletzt bezahlt haben und welcher Anteil ihrer beglichenen Rechnungen pünktlich bezahlt wurde.
- Ein Konto = ein Kunde, für jeden Auftrag.
- Offene, überfällige und pro Band gealterte Forderungen pro Konto.
- Letztes Zahlungsdatum und historische Pünktlichkeitsrate.
- Offene Rechnungen, die nach dem schlechtesten zuerst aufgelistet sind.
Alterskategorien
Salden werden in fünf Kategorien eingeteilt, je nachdem, wie lange sie überfällig sind, und jede Kategorie enthält eine ehrliche Einschätzung des Inkassobüros, was dies bedeutet. Dieselben Kategorien werden in den Berichten verwendet, sodass es nie zu Abweichungen kommt.
Der Sinn der Beschriftungen ist es, Sie davon abzuhalten, alle überfälligen Gelder gleich zu behandeln. Etwas, das 20 Tage überfällig ist, erfordert eine E-Mail; etwas, das 70 Tage überfällig ist, erfordert ein anderes Gespräch.
- Aktuell – innerhalb der Fristen.
- 1–30 Tage – wird langsam alt.
- 31–60 Tage – Anrufbereich.
- 61–90 Tage – Inkassorisiko.
- 90+ Tage – eskalieren.
Kontorisiko
Jedes Konto hat ein Risikoniveau, das von der ältesten überfälligen Rechnung abgeleitet wird: Aktuell, Beobachten, Risikobehaftet oder Hohes Risiko. Die Arbeitsliste wird danach geordnet, sodass das Konto, das Sie am dringendsten benötigen, ganz oben steht und Sie nie eine Liste sortieren müssen, um den Notfall zu finden.
- Aktuell – nichts überfällig.
- Beobachten – 1 bis 30 Tage überfällig.
- Risikobehaftet – 31 bis 90 Tage überfällig.
- Hohes Risiko – über 90 Tage überfällig.
Die Anzeigetafel
Über der Arbeitsliste befindet sich die Forderungsanzeigetafel des Marktes. Offene und überfällige Beträge zeigen Ihnen das Ausmaß des Problems; DSO und durchschnittliche Zahlungstage zeigen Ihnen, ob es besser oder schlechter wird.
DSO – Days Sales Outstanding – ist Ihr ausstehender Saldo geteilt durch die durchschnittlichen täglichen Abrechnungen der letzten 90 Tage. Es beantwortet eine Frage: Wie lange brauchen Sie, um Arbeit in Bargeld umzuwandeln? Die Beobachtung der Entwicklung ist wichtiger als der absolute Wert.
- Offen, überfällig und Anteil der überfälligen Forderungen.
- Diesen Monat eingezogen und unberechneter Auftragsbestand.
- DSO und durchschnittliche Tage von der Rechnung bis zur vollständigen Zahlung.
- Einzugsrate und einbehaltene vs. freigebbare Einbehalte.
- Marktweite Alterung nach Betrag und Rechnungsanzahl.
Profi-Tipp: Verfolgen Sie den DSO monatlich, nicht täglich. Wenn er drei Monate in Folge steigt, liegt das Problem an Ihren Abrechnungsgewohnheiten, nicht an einem einzelnen säumigen Kunden.
Wer kann es sehen
Forderungen sind finanzgesichert. Rollen ohne Finanzzugriff bearbeiten Aufträge und senden Angebote normal und sehen einfach kein Geld.
- Geld erfordert Finanzzugriff.
- Forderungen sind auf den aktuellen Markt zugeschnitten.