Гроші надходять готівкою, чеком, карткою або банківським переказом. Онлайн-платежі записуються автоматично; все інше займає десять секунд — і випадковий платіж може бути зіставлений з правильним рахунком-фактурою постфактум.
Запис вручну
Відкрийте рахунок-фактуру з балансом і запишіть платіж: суму, метод, дату та примітку, наприклад, номер чека. Сума перевіряється на відповідність залишковому балансу, тому рахунок-фактура ніколи не може показувати більше сплаченого, ніж було зазначено.
Статус рахунку-фактури змінюється автоматично — *Частково* (Partial), доки залишається баланс, *Сплачено* (Paid), коли він врегульований. Історія платежів відображається на рахунку-фактурі, на копії клієнта та в експортованому PDF.
Копія клієнта — це ПОСИЛАННЯ, а не вкладення. Копіювати посилання на рахунок-фактуру (Copy invoice link) (або Надіслати рахунок-фактуру електронною поштою (Email the invoice)) надсилає їм сторінку, яка продовжує показувати поточний баланс, тому платіж, який ви запишете завтра, з'явиться там без повторного надсилання — і це працює для клієнта, який платить чеком, без залучення Stripe. Експорт PDF (Export PDF) все ще доступний для знімка, щоб зберегти або передати на папері.
- Готівка, чек, банківський переказ, ACH, кредитна картка, Zelle/Venmo, інше.
- Сума перевіряється на відповідність залишковому балансу.
- Статус автоматично змінюється на *Частково* або *Сплачено*.
- Копія клієнта — це живе посилання — вона оновлюється по мірі надходження платежів.
- Історія платежів відображається в PDF.
Онлайн-платежі записуються автоматично
Платіж, здійснений через посилання для оплати, клієнтський портал або збережену картку, автоматично зараховується на рахунок-фактуру — немає подвійного введення та ризику подвійного запису платежу.
Банківські платежі проходять власні стани. Клієнт підтверджує свій банк, платіж обробляється протягом кількох робочих днів, а потім розраховується. Якщо банківський платіж пізніше оскаржується, рахунок-фактура повертається до свого попереднього стану, а не мовчки залишається *Сплаченим*.
- Платежі за посиланням, через портал та збереженою карткою зараховуються автоматично.
- Банківські платежі показують стани підтвердження, обробки та розрахунку.
- Оскаржений платіж чесно повертає рахунок-фактуру.
Незастосовані платежі
Іноді гроші надходять без чіткого призначення — наприклад, банківський переказ, який не прив'язаний до рахунку-фактури. Вони відображаються як незастосовані, а не примусово прив'язані чи втрачені.
Зіставлення такого платежу — це робота у два дотики. Додаток пропонує відкриті рахунки-фактури, спочатку показуючи рахунки цього клієнта, а застосування платежу перенаправляє його та одночасно збільшує сплачену суму рахунку-фактури — тому зіставлення ніколи не може призвести до надмірного застосування або відновлення скасованого рахунку-фактури.
- Незіставлені платежі позначаються, ніколи не приховуються.
- Пропонуються кандидати, спочатку рахунки-фактури цього клієнта.
- Застосування є атомарним — без надмірного застосування, без відновлення скасованих рахунків-фактур.
Порада професіонала: Щотижня очищайте список незастосованих платежів. Незастосований платіж означає, що клієнт вважає, що він заплатив, а ваші дебіторські заборгованості вважають, що ні — саме так хороший клієнт отримує електронний лист з нагадуванням про оплату.