Хто вам винен, скільки часу минуло і кому телефонувати першим. Дебіторська заборгованість організована за клієнтами, тому що ви збираєте кошти з особи, а не з розрізненого списку Рахунків.
Рахунки, а не Кошториси
Рахунок дебіторської заборгованості — це один клієнт і всі його відкриті рахунки-фактури за всіма його Завданнями. Це важлива одиниця, тому що, коли ви телефонуєте, ви розмовляєте з людиною про її загальний баланс, а не про рахунок-фактуру 1042-I3 окремо.
Кожен рахунок показує загальну суму заборгованості, скільки з неї прострочено, вік найстарішого простроченого рахунку-фактури, скільки Завдань до цього призвели, коли вам востаннє платили та яка частка їхніх оплачених рахунків-фактур була сплачена вчасно.
- Один рахунок = один клієнт, за кожним Завданням.
- Заборгованість, прострочена заборгованість та старіння за діапазонами для кожного рахунку.
- Дата останнього платежу та історичний показник своєчасної оплати.
- Відкриті рахунки-фактури, перелічені від найгірших до найкращих.
Категорії старіння заборгованості
Залишки поділяються на п'ять категорій залежно від того, наскільки вони прострочені, і кожна з них відображає чесну оцінку відділу стягнення боргів щодо того, що це означає. Ті самі категорії використовуються у Звітах, тому вони ніколи не суперечать одна одній.
Мета підписів — не дозволити вам ставитися до всіх прострочених грошей однаково. Щось на 20 днів потребує електронного листа; щось на 70 днів потребує іншої розмови.
- Поточний — у межах термінів.
- 1–30 днів — починає застарівати.
- 31–60 днів — територія для дзвінків.
- 61–90 днів — ризик стягнення.
- 90+ днів — ескалація.
Ризик рахунку
Кожен рахунок має рівень ризику, що визначається його найстарішим простроченим рахунком-фактурою: Поточний, На контролі, У зоні ризику або Високий ризик. Робочий список упорядковується за цим показником, тому рахунок, який потребує найбільшої уваги, знаходиться вгорі, і вам ніколи не доведеться сортувати список, щоб знайти термінове Завдання.
- Поточний — без прострочень.
- На контролі — прострочено від 1 до 30 днів.
- У зоні ризику — прострочено від 31 до 90 днів.
- Високий ризик — прострочено понад 90 днів.
Табло
Над робочим списком знаходиться табло дебіторської заборгованості ринку. Заборгованість та прострочена заборгованість показують розмір проблеми; DSO та середній час оплати показують, чи стає ситуація кращою чи гіршою.
DSO — days sales outstanding (кількість днів дебіторської заборгованості) — це ваш непогашений баланс, поділений на середньоденні виставлені рахунки за останні 90 днів. Він відповідає на одне питання: скільки часу вам потрібно, щоб перетворити роботу на готівку? Спостереження за його зміною важливіше, ніж його абсолютне значення.
- Заборгованість, прострочена заборгованість та частка простроченої заборгованості.
- Зібрано цього місяця та неврахований залишок.
- DSO та середній час від виставлення рахунку до повної оплати.
- Рівень інкасації та утриманий залишок проти доступного до виплати.
- Загальноринковий термін погашення за сумою та кількістю рахунків.
Порада професіонала: Відстежуйте DSO щомісяця, а не щодня. Якщо він зростає три місяці поспіль, проблема полягає у ваших звичках виставлення рахунків, а не в одному повільному клієнті.
Хто може це бачити
Дебіторська заборгованість обмежена фінансовим доступом. Ролі без фінансового доступу виконують Завдання та надсилають Пропозиції у звичайному режимі, і просто не бачать Грошей.
- Гроші вимагають фінансового доступу.
- Дебіторська заборгованість обмежена поточним ринком.