Документи, які кожна особа вам винна, що закінчується, і чого ще не вистачає — відстежується для кожної особи, а не в папці, яку ніхто не відкриває.
Що винні працівники
Два є юридично обов'язковими: перевірка зайнятості I-9 та форма утримання податків W-4. Все інше ви можете вимагати або ні — дозвіл на прямий депозит, сертифікати OSHA, торгові ліцензії, тести на наркотики, інструктаж з безпеки, сертифікати обладнання, водійські права, профспілковий квиток.
Два обов'язки роботодавця також відстежуються тут, оскільки вони є вашими, а не працівника: повідомлення про наймання державі протягом встановленого законом терміну та державний сертифікат про утримання податків у штатах, які використовують власну форму.
- Обов'язково: I-9 та W-4.
- Необов'язково: прямий депозит, OSHA 10 та 30, торгова ліцензія, тест на наркотики, інструктаж з безпеки, сертифікат обладнання, водійські права, профспілковий квиток.
- Обов'язки роботодавця: державний звіт про нового працівника та державна форма утримання податків.
- Державний звіт про нового працівника та форма утримання податків відповідають штату працівника.
Що винні підрядники
W-9 та страхування загальної відповідальності є двома найважливішими — W-9, тому що він вирішує, чи подаєте ви 1099, а сертифікат GL, тому що без нього їхня аварія стає вашою проблемою.
Крім того: страхування від нещасних випадків на виробництві або дійсне звільнення, автострахування, їхня ліцензія підрядника та поручительська облігація, якщо робота цього вимагає.
- Обов'язково: W-9 та страхування загальної відповідальності.
- Також відстежується: компенсація працівникам або звільнення, автострахування, ліцензія підрядника, поручительська облігація.
- Страхові позиції містять номери полісів та суми покриття.
Порада професіонала: Ніколи не дозволяйте субпідряднику починати роботу без дійсного сертифіката GL у файлі. Це найдешевший захист у вашому бізнесі, і день, коли він вам знадобиться, це день, коли ви не зможете його отримати.
Термін дії
Сертифікати та ліцензії мають термін дії, і прострочений сертифікат вартий стільки ж, скільки відсутність сертифіката. Елементи, що мають термін дії, відстежуються, тому прострочення виявляється до того, як стане проблемою на об'єкті.
Картки OSHA, торгові ліцензії, сертифікати обладнання, водійські права та кожен страховий поліс належать до цієї групи.
- Термін дії закінчується: OSHA 10 та 30, торгова ліцензія, сертифікат обладнання, водійські права.
- Усі страхові поліси мають термін дії.
- Прострочений сертифікат відображається як відсутній, а не як виконаний.