Документы, которые каждый человек должен вам предоставить, что истекает и чего еще не хватает — отслеживается по каждому человеку, а не в папке, которую никто не открывает.
Что должны сотрудники
Два документа требуются по закону: подтверждение занятости I-9 и форма W-4 для удержания налогов. Все остальное вы можете требовать или нет — разрешение на прямой депозит, сертификаты OSHA, торговые лицензии, тесты на наркотики, инструктаж по безопасности, сертификаты оборудования, водительские права, профсоюзный билет.
Две обязанности работодателя также отслеживаются здесь, потому что они ваши, а не работника: сообщение о найме в штат в установленные законом сроки и свидетельство о государственном удержании в штатах, которые используют свою собственную форму.
- Обязательно: I-9 и W-4.
- Необязательно: прямой депозит, OSHA 10 и 30, торговая лицензия, тест на наркотики, инструктаж по безопасности, сертификат на оборудование, водительские права, профсоюзный билет.
- Обязанности работодателя: отчет о новом сотруднике в штат и государственная форма удержания.
- Отчет о новом сотруднике в штат и форма удержания соответствуют штату работника.
Что должны подрядчики
W-9 и страхование общей гражданской ответственности — два наиболее важных документа: W-9, потому что он определяет, подаете ли вы форму 1099, и сертификат GL, потому что без него их несчастный случай становится вашей проблемой.
Помимо этого: страхование от несчастных случаев на производстве или действующее освобождение, автострахование, их лицензия подрядчика и поручительство, если работа того требует.
- Обязательно: W-9 и страхование общей гражданской ответственности.
- Также отслеживаются: страхование от несчастных случаев на производстве или освобождение, автострахование, лицензия подрядчика, поручительство.
- Страховые полисы содержат номера полисов и суммы покрытия.
Совет профессионала: Никогда не позволяйте субподрядчику начинать работу без действующего сертификата GL в файле. Это самая дешевая защита в вашем бизнесе, и в тот день, когда она вам понадобится, вы не сможете ее получить.
Срок действия
Срок действия сертификатов и лицензий истекает, а просроченный сертификат стоит ровно столько же, сколько и отсутствие сертификата. Элементы, имеющие срок действия, отслеживаются, поэтому просрочка выявляется до того, как станет проблемой на объекте.
Карты OSHA, торговые лицензии, сертификаты на оборудование, водительские права и каждый страховой полис входят в эту группу.
- Истекающие элементы: OSHA 10 и 30, торговая лицензия, сертификат на оборудование, водительские права.
- Все страховые полисы имеют срок действия.
- Просроченный сертификат отображается как отсутствующий, а не как выполненный.