Geld kommt per Bargeld, Scheck, Karte oder Banküberweisung an. Online-Zahlungen werden automatisch erfasst; alles andere dauert zehn Sekunden – und eine verirrte Zahlung kann nachträglich der richtigen Rechnung zugeordnet werden.
Manuelle Erfassung
Öffnen Sie eine Rechnung mit einem Saldo und erfassen Sie die Zahlung: den Betrag, die Methode, das Datum und eine Notiz wie eine Schecknummer. Der Betrag wird gegen den Restbetrag validiert, sodass eine Rechnung niemals mehr als den ursprünglichen Betrag als bezahlt ausweisen kann.
Der Rechnungsstatus folgt automatisch – *Teilweise*, solange ein Saldo besteht, *Bezahlt*, wenn sie beglichen ist. Die Zahlungshistorie wird auf der Rechnung, auf der Kundenkopie und im exportierten PDF angezeigt.
Die Kundenkopie ist ein LINK, kein Anhang. „Rechnungslink kopieren“ (oder „Rechnung per E-Mail senden“) sendet ihnen eine Seite, die den aktuellen Saldo anzeigt, sodass eine Zahlung, die Sie morgen erfassen, dort erscheint, ohne dass Sie etwas erneut senden müssen – und es funktioniert für einen Kunden, der per Scheck bezahlt, ohne Stripe. „PDF exportieren“ ist weiterhin für einen Schnappschuss zum Ablegen oder Ausdrucken verfügbar.
- Bargeld, Scheck, Banküberweisung, ACH, Kreditkarte, Zelle/Venmo, Sonstiges.
- Betrag wird gegen den Restbetrag validiert.
- Status wechselt automatisch zu *Teilweise* oder *Bezahlt*.
- Die Kundenkopie ist ein Live-Link – sie aktualisiert sich, sobald Zahlungen eingehen.
- Die Zahlungshistorie erscheint auf dem PDF.
Online-Zahlungen erfassen sich selbst
Eine Zahlung, die über einen Zahlungslink, das Kundenportal oder eine hinterlegte Karte erfolgt, wird automatisch der Rechnung zugeordnet – es gibt keine doppelte Erfassung und kein Risiko, dass eine Zahlung zweimal erfasst wird.
Bankzahlungen durchlaufen ihre eigenen Status. Der Kunde verifiziert seine Bank, die Zahlung wird über mehrere Geschäftstage bearbeitet und dann abgewickelt. Wenn eine Bankzahlung später angefochten wird, kehrt die Rechnung in ihren vorbezahlten Zustand zurück, anstatt stillschweigend als *Bezahlt* zu bleiben.
- Zahlungen über Zahlungslink, Portal und hinterlegte Karte werden automatisch gebucht.
- Bankzahlungen zeigen Verifizierungs-, Bearbeitungs- und Abwicklungsstatus an.
- Eine angefochtene Zahlung setzt die Rechnung ehrlich zurück.
Nicht zugeordnete Zahlungen
Gelegentlich landen Gelder ohne klare Zuordnung – zum Beispiel eine Banküberweisung, die keiner Rechnung zugeordnet werden kann. Diese werden als nicht zugeordnet angezeigt, anstatt zwangsweise zugeordnet oder verloren zu gehen.
Die Zuordnung ist mit zwei Fingertipps erledigt. Die App schlägt offene Rechnungen vor, wobei die Rechnungen des jeweiligen Kunden zuerst angezeigt werden. Die Anwendung der Zahlung ordnet sie neu zu und erhöht den bezahlten Betrag der Rechnung – so kann eine Zuordnung niemals zu viel anwenden oder eine stornierte Rechnung wiederbeleben.
- Nicht zugeordnete Zahlungen werden markiert, niemals versteckt.
- Es werden Kandidaten vorgeschlagen, wobei die Rechnungen dieses Kunden zuerst angezeigt werden.
- Die Anwendung ist atomar – keine Überanwendung, keine wiederbelebten stornierten Rechnungen.
Profi-Tipp: Löschen Sie die Liste der nicht zugeordneten Zahlungen wöchentlich. Eine nicht zugeordnete Zahlung bedeutet, dass ein Kunde glaubt, bezahlt zu haben, und Ihre Forderungen glauben, dass er es nicht getan hat – genau so erhält ein guter Kunde eine Mahnung.