Lange Aufträge werden nicht auf einmal abgerechnet. Ziehen Sie Abschlagszahlungen gegen Meilensteine, stellen Sie Rechnungen nach Fertigstellungsgrad oder mit einem benutzerdefinierten Betrag aus – und behalten Sie Sicherheitseinbehalte ein, wo der Vertrag dies vorsieht.
Meilenstein-Abschlagszahlungen
Wenn die unterzeichnete Vereinbarung einen Zahlungsplan enthält, ist jeder Meilenstein eine Abschlagszahlung, die auf die Abrechnung wartet. Die Abrechnung des Auftrags zieht den nächsten nach sich, und die Rechnung bleibt mit diesem Meilenstein verknüpft, sodass der Zeitplan immer die Realität widerspiegelt.
Dies ist die sauberste Option, wenn der Kunde einem Zeitplan im Voraus zugestimmt hat – Sie stellen das in Rechnung, wozu er bereits Ja gesagt hat.
- Der Zahlungsplan wird bei der Unterschrift erstellt.
- Jeder Meilenstein wird als eigene, rückverknüpfte Rechnung abgerechnet.
- Das Löschen der Rechnung gibt den Meilenstein frei.
Prozentualer Fertigstellungsgrad
Wenn es keinen Meilensteinplan gibt, rechnen Sie stattdessen nach einem Prozentsatz ab. Legen Sie den Zielprozentsatz des Vertrags für diesen Zeitraum fest, und die Abschlagszahlung ist die Differenz zwischen diesem Ziel und dem, was Sie bereits in Rechnung gestellt haben.
Es ist auf das tatsächlich Abrechenbare begrenzt, sodass ein Ziel unter dem bereits Abgerechneten nichts statt einer negativen Rechnung erzeugt. Sie können auch einen direkten benutzerdefinierten Betrag mit Ihrer eigenen Bezeichnung festlegen.
- Abschlagszahlung = Ziel % × Vertrag – bereits in Rechnung gestellt.
- Begrenzt, damit nie zu viel abgerechnet werden kann.
- Abrechnung mit benutzerdefiniertem Betrag und eigener Positionsbezeichnung.
Sicherheitseinbehalt
Wenn der Vertrag es dem Kunden erlaubt, einen Prozentsatz bis zur Fertigstellung einzubehalten, legen Sie den Sicherheitseinbehaltssatz des Auftrags fest. Der Einbehalt wird als dieser Satz auf das, was Sie abgerechnet haben, berechnet und live ermittelt, anstatt als laufende Summe verfolgt zu werden, die abweichen könnte.
Der Einbehalt wird freigabefähig, wenn der Auftrag den Status „Abgeschlossen“ erreicht. Die Forderungsübersicht zeigt beide Zahlen – was über alle Aufträge hinweg einbehalten wird und was jetzt zur Abrechnung bereit ist –, damit abgeschlossene Arbeiten nicht stillschweigend Geld auf dem Tisch liegen lassen.
- Einbehalt = Einbehaltssatz × in Rechnung gestellt.
- Freigabefähig, sobald der Auftrag „Abgeschlossen“ ist.
- Einbehaltene und freigabefähige Gesamtsummen erscheinen auf der Geld-Übersicht.
Profi-Tipp: Überprüfen Sie den freigabefähigen Sicherheitseinbehalt in der Woche, in der ein Auftrag abgeschlossen wird. Es ist Geld, das Sie bereits verdient haben und an dessen Abrechnung Sie niemand erinnern wird.