Die Unterlagen, die jede Person Ihnen schuldet, was abläuft und was noch fehlt – pro Person verfolgt, anstatt in einem Ordner, den niemand öffnet.
Was Mitarbeiter schulden
Zwei sind gesetzlich vorgeschrieben: die I-9-Beschäftigungsüberprüfung und das W-4-Steuerabzugsformular. Alles andere können Sie verlangen oder nicht – Genehmigung für direkte Einzahlung, OSHA-Zertifizierungen, Handelslizenzen, Drogentests, Sicherheitseinweisung, Ausrüstungszertifizierungen, ein Führerschein, eine Gewerkschaftskarte.
Zwei Arbeitgeberpflichten werden hier ebenfalls erfasst, da sie Ihnen und nicht dem Arbeitnehmer obliegen: die Meldung der Einstellung an den Staat innerhalb des gesetzlichen Zeitfensters und die staatliche Lohnsteuerbescheinigung in Staaten, die ein eigenes Formular verwenden.
- Erforderlich: I-9 und W-4.
- Optional: Direkteinzahlung, OSHA 10 und 30, Gewerbeschein, Drogentest, Sicherheitseinweisung, Gerätezertifikat, Führerschein, Gewerkschaftsausweis.
- Pflichten des Arbeitgebers: Meldung neuer Mitarbeiter an den Staat und das staatliche Lohnsteuerformular.
- Die staatliche Meldung neuer Mitarbeiter und das Lohnsteuerformular richten sich nach dem Bundesstaat des Arbeitnehmers.
Was Auftragnehmer schulden
Ein W-9 und eine allgemeine Haftpflichtversicherung sind die beiden wichtigsten – das W-9, weil es entscheidet, ob Sie ein 1099 einreichen, und die GL-Bescheinigung, weil ohne sie ihr Unfall zu Ihrem Problem wird.
Darüber hinaus: Arbeitsunfallversicherung oder eine gültige Befreiung, Kfz-Versicherung, ihre Auftragnehmerlizenz und eine Bürgschaft, wenn die Arbeit dies erfordert.
- Erforderlich: W-9 und allgemeine Haftpflichtversicherung.
- Ebenfalls erfasst: Arbeitsunfallversicherung oder Befreiung, Kfz-Versicherung, Auftragnehmerlizenz, Bürgschaft.
- Versicherungsdokumente enthalten Policennummern und Deckungssummen.
Profi-Tipp: Lassen Sie niemals einen Subunternehmer ohne eine aktuelle GL-Bescheinigung beginnen. Es ist der günstigste Schutz in Ihrem Unternehmen, und der Tag, an dem Sie ihn brauchen, ist der Tag, an dem Sie ihn nicht bekommen können.
Ablauf
Zertifikate und Lizenzen laufen ab, und ein abgelaufenes Zertifikat ist genau so viel wert wie kein Zertifikat. Dokumente mit einem Ablaufdatum werden erfasst und verfolgt, sodass ein Ablauf sichtbar wird, bevor er vor Ort zum Problem wird.
OSHA-Karten, Gewerbescheine, Gerätezertifizierungen, Führerscheine und jede Versicherungspolice fallen in diese Gruppe.
- Ablaufende Dokumente: OSHA 10 und 30, Gewerbeschein, Gerätezertifikat, Führerschein.
- Alle Versicherungspolicen haben ein Ablaufdatum.
- Ein abgelaufenes Zertifikat wird als fehlend angezeigt, nicht als erledigt.