発注書

工事の資材を発注する際、すでに数量が分かっているため、署名済みの工事はワンステップで発注書になります。

工事から作成

資材は工事ごとに管理されます。契約済みの工事の拾い出しでは、サプライヤー単位での数量がすでに把握されているため、発注書を作成する際に、測定した内容を再入力する手間を省き、自動で入力されます。

発注書には、何を、誰から、どの工事に対して注文したかが記録されるため、資材が到着した際に、その費用が適切な工事の予算に計上されます。

発注書は作成中は「下書き」で、ベンダーに送付されると「送信済み」、ベンダーが確認すると「確認済み」になります。受領は一部または全部が可能で、「キャンセル済み」は注文が実行されなかった場合を指します。

実務上最も重要なのは部分受領のステータスです。納品が不足していることは例外ではなく通常であり、それを追跡することで、作業員が現場で資材がない状態で立ち往生する前に状況を把握できます。

プロのヒント: 信頼できるサプライヤーであっても発注書を作成してください。それが実際に注文した内容の唯一の記録であり、「私が求めたものではない」という主張は、書類がなければ勝てない議論です。

資材ハブは、消耗品の在庫と在庫切れアラート、設備とそのメンテナンス、口座番号と取引条件を含むベンダーディレクトリ、そして注文自体といった供給側のすべてをまとめて管理します。

ベンダーと下請け業者は両方ここにあります。下請け業者は支払いを行う相手であり、ベンダーは購入する企業であり、どちらも評価が付いているため、実際に納品してくれる相手を覚えておくことができます。