各人が提出すべき書類、期限切れの書類、まだ提出されていない書類を、誰も開かないフォルダではなく、個人ごとに追跡します。
従業員が提出すべきもの
法的に義務付けられているのは、I-9雇用資格確認とW-4源泉徴収票の2つです。その他すべては、直接預金承認、OSHA認定、取引ライセンス、薬物検査、安全衛生研修、機器認定、運転免許証、労働組合カードなど、要求するかどうかはあなた次第です。
従業員ではなく雇用主の義務であるため、2つの雇用主の義務もここで追跡されます。法定期間内に州に雇用を報告することと、独自のフォームを使用する州での州の源泉徴収証明書です。
- 必須：I-9およびW-4。
- 任意：直接入金、OSHA 10および30、取引ライセンス、薬物検査、安全オリエンテーション、機器認定、運転免許証、組合員証。
- 雇用主の義務：州の新規雇用報告書と州の源泉徴収フォーム。
- 州の新規雇用報告書と源泉徴収フォームは、従業員の州に従います。
請負業者が負うもの
W-9と一般賠償責任保険が最も重要です。W-9は1099を提出するかどうかを決定するため、GL証明書はそれがないと彼らの事故があなたの問題になるためです。
それ以外に、労災保険または有効な免除、自動車保険、請負業者のライセンス、および作業で必要とされる場合は保証証券。
- 必須：W-9および一般賠償責任保険。
- 追跡されるもの：労災保険または免除、自動車保険、請負業者ライセンス、保証証券。
- 保険項目には、保険証券番号と補償金額が含まれます。
プロのヒント: 現在のGL証明書がファイルにない下請け業者に作業を開始させてはいけません。これはあなたのビジネスにおける最も安価な保護であり、それが必要な日には手に入らないものです。
有効期限
証明書とライセンスには有効期限があり、期限切れの証明書は証明書がないのと同じ価値しかありません。有効期限がある項目は追跡され、問題が現場で発生する前に期限切れが表面化します。
OSHAカード、取引ライセンス、機器認定、運転免許証、およびすべての保険証券がこのグループに該当します。
- 期限切れの項目：OSHA 10および30、取引ライセンス、機器認定、運転免許証。
- すべての保険証券には有効期限があります。
- 期限切れの証明書は、完了ではなく、不足として表示されます。