每个人应向您提交的文件、哪些文件会过期以及哪些文件仍缺失——按个人而非无人打开的文件夹进行跟踪。
员工应提交的文件
有两项是法律强制要求的：I-9就业验证表和W-4预扣税表。其他所有文件都由您决定是否要求——直接存款授权、OSHA认证、行业执照、药物测试、安全培训、设备认证、驾驶执照、工会卡。
这里也跟踪了两项雇主职责，因为它们是您的职责，而不是员工的职责：在法定窗口期内向州报告雇佣情况，以及在某些州使用其自身表格的州预扣税凭证。
- 必需：I-9 和 W-4。
- 可选：直接存款、OSHA 10 和 30、行业执照、药物测试、安全培训、设备认证、驾驶执照、工会卡。
- 雇主职责：州新雇员报告和州预扣税表格。
- 州新雇员报告和预扣税表格遵循员工所在州的规定。
承包商应承担的责任
W-9 和一般责任保险是其中最重要的两项——W-9 决定您是否需要提交 1099 表格，而一般责任保险凭证则是因为没有它，他们的事故就会成为您的问题。
除此之外：工人赔偿保险或有效豁免、汽车保险、他们的承包商执照，以及在工作需要时提供的履约保证金。
- 必需：W-9 和一般责任保险。
- 同时跟踪：工人赔偿或豁免、汽车保险、承包商执照、履约保证金。
- 保险项目包含保单号和承保金额。
专业提示： 切勿在分包商未提交当前一般责任保险凭证的情况下开始工作。这是您业务中最便宜的保护措施，而您需要它的那一天，就是您无法获得它的那一天。
有效期
证书和执照会过期，过期的证书与没有证书的价值完全相同。具有有效期的项目会带有有效期并受到跟踪，因此在出现问题之前，可以发现过期情况。
OSHA 卡、行业执照、设备认证、驾驶执照以及所有保险单都属于此类。
- 即将过期的项目：OSHA 10 和 30、行业执照、设备认证、驾驶执照。
- 所有保险单都有有效期。
- 过期的证书显示为缺失，而非已完成。